Program Pelatihan

Program pelatihan yang baik perlu dilaksanakan dalam suasana yang memberikan dukungan atau positif. Dengan demikian, perbedaan diantara masing-masing pihak yang terlibat, baik yang menyangkut cara berpikir, gaya dalam mengambil keputusan, konflik dan perilaku emosional dapat dikenali, diterima, dan digunakan secara positif.

Situasi pelatihan juga menghendaki agar atasan dan bawahan bekerja sama berdekatan. Sering kali keduanya menemui kesulitan untuk bekerja dalam suatu kedekatan tertentu karena adanya konflik pribadi. Hubungan kerja melibatkan ketergantungan antara dua orang yang sama-sama dapat melakukan kesalahan. Bila atasan selaku pelatih tidak menyadari hal ini, masing-masing akan mencoba menghindari terlaksananya hubungan kerja atau melaksanakannya secara tidak efektif.

Menangani situasi ketergantungan bersama secara khusus menhendaki saling pengertian satu sama lain, terutama yang menyangkut kekuatan, kelemahan, gaya kerja, dan kebutuhan kerja. Situasi semacam itu juga membutuhkan kemampuan dalam menggunakan sikap saling pengertian untuk mengembangkan dan menangani hubungan kerja yang sehat, keharmonisan dalam gaya kerja, serta kekuatan dalam semua bidang, yang dapat dilihat dari harapan dan kepuasan kebutuhan utama dari masing-masing pihak. Hubungan kerja seperti ini selain dapat melancarkan perbedaan dalam gaya kerja juga dapat mendorong semangat bawahan untuk menyesuaikan gaya kerjanya sebagai tanggapan atas metode yang disukai oleh atasan dalam menerima informasi atau membuat keputusan. Contohnya, beberapa atasan lebih menyukai informasi dalam bentuk laporan tertulis, sementara yang lain lebih senang bila laporan disampaikan secara lisan, yang satu lebih senang melibatkan diri dalam pengambilan keputusan dan mengatasi masalah yang timbul, sedangkan yang lain lebih senang menanganinya pada saat dia menghendakinya.

Ciri-ciri program pelatihan yang baik

Program pelatihan yang baik:

  • · Menciptakan agenda pembelajaran pribadi di mana setiap sesi pelatihan dibangun dari wawasan, pengalaman, dan pembelajaran masa lalu.
  • · Memberikan keterampilan dan pemahaman yang memungkinkan bawahan untu tumbuh dan mengembangkan kecakapan khusus, serta merentangkan keterampilan mental dengan sejumlah pembelajaran praktis dan aktif, di samping pengalaman kerja bawahan.
  • · Membantu bawahan memahami prinsip-prinsip dan permasalahan manajemen secara detail, di samping mengembangkan kemampuan berpikir inovatif.
  • · Menuntun bawahan kea rah pemahaman yang lebih baik mengenai skala dan kompleksitas peristiwa yang mempengaruhi situasi bisnis, begiti pula elemen-elemen di luar pemgalaman pribadinya, serta peran dalam mengambil keputusan dan institusinya.
  • · Melibatkan seperangkat metode pembelajaran, seperti diskusi, studi perorangan dan penelitian, penjelasan masalah secara kreatif dan analitis, serta semua keterampilan.
  • · Meningkatkan kemampuan bawahan dalam mengembangkan kesepakatan untuk melaksanakan strategi organisasi secara berhasil dan ketahanannya dalam berbagai situasi yang sulit.

Rencana pelatihan

Langkah penting dalan rencana pelatihan adalah

  1. 1. Tentukan alasan pelatihan, dan tetapkan topiknya

Banyak situasi di mana atasan merasa perlu untuk melatih anak buahnya. Ini terjadi terutama bila seorang bawahan baru saja dipromosikan, mengalami kegagalan dalam kinerja, timbul suatu permasalahan yang harus dicarikan jalan keluarnya, atau ada peluang membantu bawahan untuk berkembang. Sering kali bawahan yang baru dipromosikan menunjukkan sikap bersungguh-sungguh dan mampu bekerja dengan baik, namun tetap membutuhkan bantuan dalam hal tertentu. Bila atasan mencoba mengambil alih, mengambil kembali pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya, atau memaksakan penyelesaian masalah dengan mendiktekan bagaimana cara pengerjaan tugas, bawahan akan mengalami rasa kurang menghargai diri sendiri, terancam, kecewa, dikhianati, nahkan merasa tidak dihargai. Sherwood dan Holyman (1978) mengatakan, terdapat sejumlah factor yang harus dipertimbangkan bila atasan memutuskan untuk memberikan tugas tertentu kepada seseorang.

  1. 1. Jenis pekerjaan itu sendiri
  2. 2. Pentingnya penyelesaian tugas
  3. 3. Nilai dari kualitas penyelesaiannya
  4. 4. Kemampuan perorangan serta waktu yang diperlukan untuk menemukan dan melaksanakan pemecahan masalahnya
  5. 5. Keefektifan yang bersangkutan dalam menjalankan tugas

Sekali keputusan diambil mengenai alasan pelatihan dan topik yang akan digunakan, penting bagi atasan dalam meyakinkan bawahan untuk memahami hal itu, dan tidak lagi memendam harapan yang tidak terungkapkan, ataupun merasa kurang senang karena mendapat tugas baru yang dirasanya sebagai beban kerja tambahan. Bila semua ini teratasi dengan baik, bawahan akan memasuki pelatihan dengan kerangka pikir yang benar.

  1. 2. Identifikasikan sasaran jangka panjang dan jangka pendek, tetapkan tujuan dan standar yang akan digunakan

Langkah kedua akan terasa mudah bila atasan dapat mengidentifikasi/ melihat setidaknya dua kesempatan dalam waktu dekat kapan pelatihan diperlukan. Atasan juga harus memutuskan skala waktu penyelesaian tugas, sekaligus menetapkan tugas manakah yang benar-benar menghendaki pelatihan. Atasan perlu mengidentifikasi sasaran secara realistis, dapat dicapai dan diukur baik dari segi kualitas, kuantitas, harga maupun waktu yang diperlukan, untuk melakukan pelatihan bagi setiap orang yang mengikuti sesi pelatihan. Ini dapat membantu atasan dalam memantau program.

Sebelum memulai program, atasan harus memutuskan seberapa baik bawahan menjalankan tugasnya, seberapa mampu dan seberapa besar kesediaan mereka dalam memikul tanggung jawab, serta dari mana informasi dapat diperoleh untuk membantu semua penilaian ini. Banyak informasi akan datang secara langsung dari pengamatan yang dilakukan terhadap perilaku bawahan. Sebagai contoh, bawahan dapat ditanya bagaimana ia berpikir tentang tugas khusus yang ia lakukan, bagaimana responsnya terhadap gagasan untuk mengambil lebih banyak tanggung jawab, apa sesungguhmya tujuan dan ambisinya baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Sekalipun untuk individutertentu pertanyaan tentang bagaimana penilaian dirinya mengenai kesiapannya dalam melaksanakan pekerjaan tidak selalu produktif, namun kebanyakan orang menyadari bagaimana ‘kadar’ kesungguhan mereka dalam melakukan pekerjaan. Pada umumnya orang-orang seperti ini bersedia membagi informasi yang dibutuhkan oleh atasan. Kemampuan, sikap, dan kesediaan seseorang dalam menjalankan tugas dapat terlihat dari kinerja masa lalu.

  1. 3. Buatlah ikhtisar dan perkembangan rencana sesi pelatihan secara menyeluruh dan secara perorangan

Keberhasilan langkah ini sebagian tergantung pada cara menemukan gaya pembelajaran yang disukai bawahan. Rencana harus membuka kemungkinan bagi bawahan untuk memilih gaya pembelajaran yang ia inginkan, di sampimg memungkinkan atasan untuk mengubah pelatihan sesuai berbagai unsure yang dituntut dalam tugas, misalnya keterampilan dan pengetahuan  yang diminta, serta parameter yang dituntut untuk melaksanakan tugas tersebut. Barangkali atasan juga harus mengambil keputusan mengenai otoritas dan kekuasaan yang diperlukan oleh bawahan dalam melaksanakan tugas. Ini dapat berarti atasan perlu meyakinkan bawahan bahwa rekan-rekan kerjanya menyadari situasi itu begitu pula peran yang bersangkutan di dalamnya, serta akan membantu dan memberikan akses yang diperlukan seperti data, dukungan administrative dan mungkin juga hal-hal lain menyangkut pembiayaan.

Setelah semua persyaratan terpenuhi, atasan dapat menyiapkan pertanyaan yang dirancang untuk membantu bawahan memfokuskan dan mendiagnosis permasalahan tertentu yang dapat timbul dalam tugas, serta memikirkan kemungkinan-kemingkinan pemecahan masalahnya. Ini tentu saja dapat didiskusikan dan pihak atasan hanya akan menawarkan saran bila hal itu diperlukan, atau bila bawahan yang dilatih telah kehabisan gagasan. Setelah pemecahan masalah diungkapkan atasan dapat membantu bawahan menilai keuntungan dan kerugiannya, mengajukan pertanyaan mengenai kelayakannya, memilih yang terbaik dari pemecahan masalah yang tersedia dan merampungkan rencana tindakan, langkah demi langkah. Rencana tindakan harus cukup luwes untuk direvisi setelah berakhirnya setiap tahap pelaksanaan, sebagai tanggapan atas semua kemungkinan yang dapat timbul.

  1. 4. Kembangkan kemampuan dan rasa percaya diri bawahan

Kinerja bawahan serta rasa percaya dirinya dapat terbantu dengan:

  • Ø Menggunakan keterampilan mendengarkan secara aktif
  • Ø Menggunakan pertanyaan dalam mencari pemecahan masalah
  • Ø Mengajak bawahan mengevaluasi pemecahan masalah
  • Ø Memperhitungkan konsekuensi setiap pemecahan masalah
  • Ø Memicu gagasan dan saran bawahan
  • Ø Menunda penilaian
  • Ø Membagi pengalaman
  • Ø Menguras gagasan dan saran bawahan sebelum memberikan komentar
  • Ø Memparafrase sumbangan pikiran bawahan untuk menunjukkan pemahaman anda
  • Ø Menyarikan dan memeriksa kembali untuk memperjelas kesepakatan
  • Ø Memberikan masukan yang mendukung

Schein (1971) mengembangkan konsep yang disebut istilah kerucut karier. Ia mengatakan bahwa karier setiap individu dalam organisasi dapat berkembang dalam tiga jurusan: vertical, horizontal, dan radial (memutar). Jenis gerakan karier pada umumnya mengikuti dimensi hierarkis atau vertical. Seseorang mendapatkan promosi dan naik mengikuti tingkatan kepemimpinan dalam organisasi. Meskipun banyak orang mengejar pekerjaan atau spesialisasi teknis yang sama dalam karier mereka, yang lain beralih atau mengubah fungsi dan spesialisasinya, bahkan sering kali dalam prosesnya mengubah kadar tanggung jawab mereka.

  1. 5. Buatlah ikhtisar mengenai apa yang sudah disepakati, pastikan tenggat, dan amati kemajuan yang berhasil dicapai

Baik atasan maupun bawahan mempunyai komitmen bersama untuk membuat sesi pelatihan berlangsung dengan lancar.

ü Menjelaskan mengenai apa yang diinginkan, dilihat dari hasil pelatihan secara spesifik dan dapat diidentifikasi.

ü Membuat rangkuman menyeluruh dari hal-hal utama yang akan dipelajari.

ü Membuat ikhtisar pada saat berakhirnya sesi pelatihan untuk meyakinkan segala sesuatunya telah jelas.

ü Menetapkan tenggat dan menentukan tindakan untuk setiap bagian tugas.

ü Menyepakati rencana pelaksanaan dengan memberikan waktu yang disesuaikan dengan jadwal penyelesaian berbagai tugas.

ü Secara teratur meninjau kembali sesi untuk melihat kemajuan dan pencapaiannya.

Tindak lanjut sangat penting. Bahkan, sesi pelatihan yang baik pun akan gagal bila hal ini diabaikan. Pelatih harus mematuhi sistem untuk memberikan dukungan khusus pada setiap tahap program, di samping memantau pelaksanaan dan tindak lanjutnya. Bila atasan gagal menindaklanjuti, bawahan akan merasa pelatihan hanya ‘main-main’ dan sebagai akibatnya akan kehilangan minat untuk meningkatkan kinerjanya.

Penting untuk diingat kebutuhan akan dukungan yang disusun untuk program tersebut. Langkah-langkah berikut dikemukakan oleh Karp (1987) sebagai strategi untuk masukan yang memberikan dukungan.

  • · Mengungkapkan secara jelas tindakan tertentu serta hasil yang dicapai. Bawahan harus segera tahu bahwa pelatih merasa senang dengan apa yang dilakukannya.
  • · Menjelaskan hasil pencapaian dan memberikan pujian. Hasil perilaku bawahan harus diidentifikasi secara jelas, dan dengan cara yang dapat diamati.
  • · Membantu bawahan menangani tanggung jawabnya untuk meraih keberhasilan. Bila bawahan menerima masukan yang diberikan oleh atasan, langkah ini sudah selesai. Namun, bila yang bersangkutan bersikap terlalu merendah, berarti masih banyak yang harus dilakukan.
  • · Tanyakan kepada bawahan apakah ia ingin berbicara mengenai sesuatu hal. Bila bawahan merasa positif dan tahu bahwa mereka diakui dan dihargai, mereka akan lebih reseptif untuk membukakan pemasalahan lain yang ia hadapi.
  • · Ucapkan terima kasih kepada bawahan atas kinerjanya yang baik. Pujian pelatih sangat penting bagi bawahan saat ia meninggalkan sesi dan kembali ke tempat kerja.

Pelatihan merupakan cara yang paling baik untuk mengubah cara kerja seseorang, begitu pula cara pendekatan dan cara berpikirnya, sekaligus cara untuk berkembang di tempat kerja. Pelatihan dapat membantu memberikan yang terbaik karena dengan pelatihan ia mendapatkan dorongan dan dukungan, dan gagasannya didengarkan. Peran kunci atasan sebagai pelatih adalah memberi dukungan dan mengembangkan bawahan. Penghargaan tertinggi bagi seorang atasan adalah bila ia tahu seseorang telah terbentuk untuk berkembang dan berhasil. Pelatihan ini dapat diibaratkan minyak untuk roda perubahan. Pelatihan merupakan tugas atasan. Ia harus memiliki dan sekaligus menunjukkan kepercayaan kepada bawahan untuk mendelegasikan tugas, tugas yang akan membuat

bawahan lebih mampu dan lebih puas dalam pekerjaannya, dan pada gilirannya memberikan keyakinan diri bahwa ia benar-benar dan mampu menangani tanggung jawab tambahan.

Pelatihan efektif

Untuk melatih secara efektif, seorang atasan harus:

  • · Mengetahui tugas-tugas manakah yang akan didelegasikan yang sekiranya dapat membantu bawahan untuk melakukan tugas-tugas manajemen lebih efektif dan efisien.
  • · Mengetahui pada tingkatan manakah bawahan pada saat ini, dilihat dari pengetahuan, pengalaman, dan latihan formal.
  • · Mengetahui kebutuhan bawahan yang harus dikembangkan dan pekerjaan kantor sehari-hari manakah yang dapat digunakan sebagai pengalaman, belajar bawahan.
  • · Secara aktif mencari kesempatan pelatihan untuk mengembangkan bawahan.
  • · Percaya bahwa kesempatan pelatihan ‘terbuka’ setiap waktu, bukan hanya pada saat masalah timbul.
  • · Bersiap untuk mendelegasikan tugas-tugas penting yang dapat mengembangkan bawahan agar tidak hanya mampu melakukan tugas-tugas rutin yang tidak memerlukan pengalaman belajar.
  • · Memastikan bahwa bawahan belajar dari pengalaman dengan mengajukan pertanyaan yang benar, memberikan semangat kepada yang bersangkutan untuk berpikir dan mengambil keputusan bagi diri sendiri, menilai hasil, dan menghargai pekerjaan yang dilakukan dengan baik.
  • · Memastikan bahwa bawahan menangani masalahnya sendiri, dan tidak begitu saja meminta bantuan atasan setiap kali menghadapi kesulitan bila terjadi suatu kesalahan.
  • · Menahan diri untuk menyalahkan bawahan bila yang bersangkutan melakukan kesalahan, menganalisis kemajuan yang telah dicapai, dan menarik pelajaran dari kesalahan yang dilakukan.

Posted By : Dharmajaya Indonesia Communication

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

w

Connecting to %s


%d bloggers like this: