PEDOMAN MENGELOLA PERUSAHAAN KECIL

v     KEKUATAN DAN KELEMAHAN PERUSAHAAN KECIL

Biasanya usaha kecil mempunyai strategi tersendiri, yaitu dengan membuat produk yang khusus, unik, dan spesial agar tidak bersaing dengan usaha besar. Jika membuat produk yang sama dengan usaha besar tentu akan kalah bersaing.

Karena kecilnya usaha, perusahaan kecil umumnya mempunyai daerah pemasaran yang tidak terlalu jauh sehingga tabiat konsumennya dapat dipahami benar. Komunikasi dengan konsumen berjalan cepat dan sering kali berlangsung kepada pemilik. Ini menyebabkan usaha kecil dengan permodalan yang tidak besar itu bersifat luwes dan sering menghasilkan inovasi-inovasi. Gejala-gejala menunjukkan bahwa sebenarnya usaha kecil menjanjikan kesuksesan, keberhasilan, kepuasan, dan posisi tersendiri dalam dunia usaha. Besar harapannya untuk dapat berkembang besar.

Banyak anggapan bahwa mengurus usaha kecil itu mudah. Padahal, menurut banyak pengalaman, mensukseskan usaha besar jauh lebih mudah. Namun demikian, sukses tidaknya suatu usaha pada dasarnya tidak tergantung pada besar kecilnya ukuran usaha, tetapi lebih dipengaruhi oleh bagaimana mengelolanya. Tidak sedikit usaha kecil yang gulung tikar gara-gara salah urus.

Kebanyakan usaha kecil enggan mengeluarkan biaya untuk promosi dan penelitian ala usaha besar. Data dan fakta yang benar dan masih hangat yang sangat diperlukan dalam prinsip pengelolaan ilmiah tidak mencukupi, bahkan tidak ada. Sehingga, banyak kebijaksanaan perusahaan yang dibuat berdasarkan kira-kira, kebiasaan dan naluri saja. Mereka lemah dalam pengelolaan ilmiah. Sementara itu, mereka kekurangan waktu untuk belajar guna menambah pengetahuan unutk menutupi kekurangannya.

Ada yang lebih konyol lagi, yaitu berlagak sebagai pengusaha besar yang sukses dan hanya menyisahkan sedikit waktu untuk mengurusi usahanya. Sebagian besar waktunya habis untuk hal-hal yang bersifat gengsi-gengsian, kesukaan pribadi, berkecimpung di kegiatan sosial dan kegiatan lain yang sama sekali tidak berkaitan dengan usahanya. Apalagi untuk belajar untuk menambah pengetahuan. Biasanya pengusaha semacam ini adalah generasi penerus dari suatu usaha yang semula sudah berjalan lancar. Mereka ini juga malas untuk terjun langsung mengurusi usahanya. Untuk itu, kehancuran tinggal menunggu waktu saja.

Kelemahan yang sering dijumpai pada usaha kecil yang gagal adalah dalam keorganisasian, keuangan, administrasi, pembukuan dan pemasaran. Kelemahan keorganisasian umumnya berupa tidak jelasnya struktur organisasi, pembagian tugas dan wewenang yang tidak jelas, status karyawan, sistem penggajian dan kepegawaian yang tidak beres.

Di bidang keuangan biasanya lemah dalam membuat anggaran, tidak adanya pencatatan dan pembukuan yang memadai dan tidak adanya batasan yang tegas antara milik pribadi dengan milik perusahaan. Seringkali pimpinan tidak tahu berapa laba rugi usahanya.

Kelemahan di bidang pemasaran lazimnya berupa ketidakserasian antara program produksi dan penjualan. Kelemahan ini juga disebabkan karena kurangnya penelitian pasar sehingga tidak tahu bgaimana posisi pasarnya, cara menghadapi persaingannya, apa guna promosi dan lain-lain. Kelemahan lain yang sering menjadi jebakan adalah perluasan emosional tanpa didukung data dan fakta yang aktual. Juga seringnya unsur keluarga diikut campurkan dalam persoalan-persoalan.

v     STRUKTUR ORGANISASI DAN PERSONALIA

Sewaktu perusahaan kecil masih kecil, umumnya hanya dikelola sendiri oleh pemiliknya yang kadangkala dibantu oleh anggota keluarga. Mungkin dibantu pula oleh beberapa tenaga pembantu tetapi tidak jelas apa statusnya, apa tugasnya, sampai di mana wewenang dan tanggung jawabnya. Mereka mengerjakan segalanya, bahkan sampai urusan rumah tangga. Kemudian meningkat lagi, pemilik dibantu beberapa tenaga tetap dan tenaga lepas. Namun jika ditanyakan tentang susunan organisasi, batas wewenang, sistem  penggajian dan lain-lain yang menyangkut keorganisasian biasanya tidak dapat dijawab. Keadaan semacam ini sering pula terjadi pada perusahaan kecil yang sudah berbadan hukum CV,Firma, dan PT.

Kesemrautan seperti inilah yang dapat menjadi pangkal ketidakberhasilan perusahaan kecil. Dan jika dibiarkan berlarut-larut, dapat berakibat lebih parah. Perusahaan kecil, sebaiknya sejak awal sudah mengenal dan menerapkan prinsip keorganisasian. Karena pada dasarnya, setiap organisasi termasuk perusahaan kecil, harus menjalankan prinsip keorganisasian. Tidak perlu njelimet. Cukup yang sederhana dan luwes agar mudah dilakukan penyesuaian dengan keadaan yang baru. Yang penting, orang dalam organisasi harus tahu apa tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing.

Prinsip-prinsip Organisasi

Pada dasarnya, prinsip utama organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja bersama-sama mencapai sasaran/ tujuan. Pertama-tama sasaran/tujuan dan rencana untuk mengejar  sasaran perusahan ditetapkan bersama dengan cermat. Selanjutnya harus ditunjuk orang yang diserahi tugas memegang pusat kewenangan tertinggi untuk mengambil keputusan, memerintah, dan sekaligus bertanggung jawab atas keberhasilan organisasi mencapai sasaran. Kemudian orang yang ditunjuk ini memecah-mecah seluruh pekerjaan ke dalam kelompok-kelompok yang lebih kecil beserta uraian tugasnya.       Pengelompokanya dapat didasarkan atas wilayah, jenis produk, langganan, fungsional, dan waktu. Dalam usaha komersial, kelompok fungsional dapat berupa fungsi pemasaran, produksi, keuangan, administrasi, dan sebagainya sesuai besar kecilnya ukuran usaha.

Dalam memecah-mecah kelompok atau fungsi hendaknya selalu mengingat prinsip kesederhanaan tanpa melupakan efektifitas dan efisiensinya. Tenaga tidak perlu ditambah jika ternyata hanya akan mengurangi efisiensi kerja. Apalagi jika biayanya tidak dapat dikembalikan oleh hasil yang dicapai dari tambahan tenaga tersebut. Berarti tidak efisien.

Setelah organisasi itu tersusun, perlu ditentukan karyawannya. Bagaimanapun cermatnya suatu organisasi disusun, tidak akan berjalan baik jika faktor manusianya tidak memenuhi persyaratan. Karena itu, perlu dipikirkan bagaimana menempatkan karyawan yang tepat sesuai dengan kemampuan potensialnya.

Tipe-tipe Organisasi

Organisasi dikatakan baik jika dapat menunjukan kelancaran arus pekerjaan dan pengendalian yang mantap meskipun hanya dengan sedikit bimbingan. Ada 4 tipe prganisasi yaitu lini, fungsional, lini-staf, dan organisasi panitia.

organisasi lini

Di dalam organisasi lini hanya ada satu komando. Setiap anggota hanya menerima perintah dari satu orang dan bertanggung jawab kepada orang itu juga. Organisasi ini biasanya kecil, karyawannya sedikit dan saling mengenal satu sama lain, serta spesialisasinya belum tinggi.

organisasi fungsional

Organisasi ini merupakan kebalikan dari organisasi lini. Di dalamnya digunakan ahli-ahli yang berwenang memberi perintah kepada setiap bawahan. Kebaikannya yakni pembidangan tugas jelas, tugas para manajer lebih ringan, setiap fungsi dipegang orang yang ahli sehingga terdapat keserasian tugas dan keahlian, dan spesialisasi karyawan dapat berkembang. Kelemahannya yakni karena tidak adanya kesatuan perintah dapat membingungkan pekerja, kesulitan yang timbul tidak dapat cepat diatasi dan sering timbul perselisihan antar manajer maupun karyawan.

organisasi lini dan staf

Organisasi ini adalah organisasi lini ditambah ahli-ahli spesialis yang membantu tugas supervisor. Arus perintah tetap seperti organisasi lini, namun  seorang staf tidak boleh langsung memberikan instruksi kepada pekerja lini, tetapi harus melalui supervisornya. Tipe organisasi ini sesuai bagi organisasi besar yang daerah kerjanya luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam, rumit, dan karyawannya banyak.

organisasi panitia

Dalam tipe organisasi ini terdapat panitia yang bertugas menyelesaikan masalah-masalah yang dianggap cukup berat seperti mengadakan perubahan jenis produk, menilai program peningkatan laba dan lain-lain. Pada perusahan kecil biasanya hal semacam ini hanya diatasi oleh pimpinan dengan 1 atau 2 orang pembantunya.

Personalia

Dalam pengelolaan perusahaan sebagai organisasi, faktor manusia merupakan unsur pokok yang saling menentukan. Tidak ada perusahaan yang dapat beroperasi tanpa manusia. Tetapi, sesuai sifat manusiawinya, manusia karyawan ini cenderung menjauhi pengendalian dan pengawasan. Pengelola haruslah memperhatikan hal itu dan pengendaliannya ditekankan pada kegiatannya. Bukan pada manusianya. Karena itu, harus tahu bagaimana mengendalikan manusia karyawan ini untuk mencapai tujuan perusahaan.

Ada dua alasan dasar dalam pengendalian personalia, yaitu :

  1. untuk membina kemampuannya bagi kepentingan operasi perusahaan
  2. untuk membatasi biaya personalia perusahaan.

Pengendalian Personalia

Tiap perusahaan pasti mempunyai berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan, misalnya proses produksi, penjualan dan lain-lain. Untuk melaksanakan kegiatan itu diperlukan jumlah karyawan yang memadai. Pimpinan harus tahu berapa jumlah kerja yang harus diselesaikan, bagaimana batas-batas tuntutan kerja itu, dan berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan. Pengelola harus tahu apakah karyawan yang telah dimiliki sudah mencukupi jumlah maupun kemampuannya. Mekanisme pengendalian yang sederhana ini dimaksudkan untuk mendapatkan kemampuan yang memadai dan membatasi biaya berdasarkan beban tugasnya.

Untuk mewujudkan hal itu, ada baiknya sejak semula pimpinan perusahaan kecil telah menggariskan kebijaksanaan personalia yang mantap, diantaranya

v     Pedoman kerja, standar kerja, jam kerja dan lain-lain.

v     Adanya upah/gaji dan tunjabgan lain yang minimal cukup untuk hidup wajar bersama keluarganya.

v     Menetapkan cara pemilihan tenaga kerja, persyaratan sangsi, dan kenaikan pangkat.

v     Memperhatikan ketentuan peraturan perburuhan seperti cuti, keselamatan kerja, dan lain-lain.

Tahapan Pengendalian Personalia

Untuk pengendalian yang efektif diperlukan berbagai tindakan diantaranya adalah menentukan standar kerja, mengukur hasil kerja, menilai prestasi kerja dan mengendalikannya. Prestasi kerja digunakan untuk mengetahui bagaimana produktifitas kerja tiap karyawan, yaitu membandingkan hasil kerja dengan standar yang telah ditentukan.

Tahapan pertama mungkin yang paling sulit, yaitu membuat ukuran yang tepat dan konsisten atas kerja yang akan dilaksanakan. Bagi perusahaan kecil pengukuran kerja biasanya dilakukan dengan menggunakan taksiran waktu atas kegiatan yang dilakukan berdasarkan pengalaman. Dalam hal ini, berapa waktu yang semestinya dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan kerja menurut pengalaman yang sudah-sudah. Dari pengukuran kerja ini ditetapkan suatu standar kerja. Sementara itu, secara rutin dilakukan pengukuran hasil kerja tiap karyawan untuk mengetahui bagaimana prestasi kerjanya. Hasil dan standar kerja biasanya dinyatakan dalam unit hasil per satuan waktu, atau berdasarkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan satu unit kerja atau hasil. Standar kerja inilah yang nantinya digunakan sebagai pembanding untuk melihat produktifitas tiap karyawan. Karena itu, standar kerja harus kuat sedemikian rupa sehingga dapat mendorong karyawan untuk lebih terampil dan meningkatkan diri dalam melaksanakan tugasnya.

Motivasi

Motivasi dimaksudkan untuk menimbulkan semangat kerja atau suasana sedemikian rupa hingga karyawan melaksanakan pekerjaan dengan penuh gairah. Bagi tiap karyawan motivasi ini tidak sama karena adanya perbedaan tujuan dan kebutuhan masing-masing karyawan untuk bekerja. Keberhasilan seorang pemimpin membangkitkan gairah kerja tergantung kemampuannya untuk memahami kebutuhan, emosi, dan gagasan karyawan.

Motivasi yang dapat diberikan mungkin berupa insentif yang dapat dinilai dengan uang atau yang tidak dapat dinilai dengan uang. Diantaranya :

  • Gaji/upah yang layak
  • Pekerjaan yamg menarik
  • Kesempatan naik pangkat dan kemajuan
  • Diserahi kepercayaan dan tanggung jawab
  • Penghargaan atas pekerjaan yang telah diselesaikan
  • Kondisi lingkungan kerja yang baik
  • Tata tertib dan disiplin yang bijaksana
  • Setia kawan antarkaryawan
  • Jaminan pekerjaan yang tetap
  • Pemberian bantuan dalam persoalan pribadi dan keluarga.

Sistem Upah dan Penggajian

Masalah upah/gaji pada umumnya merupakan masalah terpenting diantara sedemikian banyak masalah personalia. Setiap pemilik perusahaan biasanya berusaha mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya dengan tenag yang diberikan karyawannya. Sebaliknya setiap karyawan menghendaki upah/gaji atau penghargaan yang maksimal sebagai ganti tenaga dan pikiran yang dicurahkan untuk perusahaan. Karena itu, penentuan upah/gaji haruslah dapat merangsang karyawan untuk mengerakkan segenap tenaga, pikiran, dan perhatiannya untuk keberhasilan perusahaan.

Biasanya, perusahaan kecil menentukan upah karyawan berdasarkan tingkat upah umum, yaitu tingkat upah pada perusahaan lain yang sejenis. Namun demikian, masih banyak faktor lain yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan besarnya upah/gaji karyawan. Diantaranya pendidikan, pengalaman kerja, besarnya tanggung jawab dan resiko kerja, sifat pekerjaan, kemampuan perusahaan, dan situasi ekonomi. Selanjutnya dapat dipertimbangakan lagi faktor prestasi dan produktifitas masing-masing karyawan. Meskipun demikian, pada dasarnya ada tiga sistem upah, yaitu sistem upah menurut waktu, sistem upah menurut kesatuan, dan sistem upah premi.

Sistem Upah Menurut Waktu

Besarnya sistem upah ini ditentukan berdasarkan waktu kerja, yaitu upah per jam, per hari, per minggu, dan per bulan. Dengan sistem upah ini urusan pembayaran upah dapat diselenggarakan dengan mudah dan perhitungannya tidak menyulitkan. Tetapi, jika sistem upah ini dilaksanakan dengan murni, maka tidak ada perbedaan antara karyawan yang rajin dan tidak. Sehingga, dorongan untuk bekerja lebih baik tidak ada.

System Upah Menurut Kesatuan Hasil

Sistem upah ini lazim digunakan pada perusahaan industri. Jumlah upah yamg diterima karyawan tergantung berapa banyak masing-masing karyawan menghasilkan atau melaksanakan pekerjaannya. Dengan demikian karyawan makin rajin untuk mencapai upah yang lebih tinggi. Akan tetapi, jika hal ini tidak dilakukan pengontrolan mutu yang ketat, bisa-bisa mutu barang yang dihasilkan rendah. Untuk mengatasi ini dapat dilakukan pengendalian mutu secara cermat, dan ditetapkan batasan upah minimal persyaratan mutu, disamping jumlah hasil, untuk menetapkan besarnya upah.

System Upah Premi

Banyak teori tentang upah premi ini, yaitu menurut Taylor, Emerson, Grantt, Bedeux, dan Rowan. Teori-teori ini pada dasarnya sama, yaitu disediakan upah tambahan bagi karyawan yang bekerja lebih baik. Hanya saja, ukuran yang digunakan berbeda.

Menurut Taylor, mula-mula ditentukan standar kerja dulu yaitu jumlah hasil kerja peer satuan waktu. Bagi karyawan yang dapat mnghasilkan lebih banyak dalam waktu sama akan diberikan premi tertentu. Bagi yang kurang atau sama dengan standar kerja, upah yag diberikan adalah upah standar.

Menurut Emerson, perlu ditentukan standar waktu untuk menyelesaikan satu unit hasil kerja, misalnya 8 jam untuk menyelesaikan sebuah meja kayu lapis. Ditentukan pula standar upah per jam, misalnya Rp 500,- per jam. Upah ini selalu ditambah dengan premi yang ,akin kecil untuk tiap kenaikan jam kerja. Premi menurut Halsey, diberikan pada mereka yang dapat menyelesaikan tugas lebih cepat sebesar 50% dari upah yang telah dihemat. Sedangkan menurut Bedeux, preminya sebesar75%.

v     PENGENDALIAN PRODUKSI

Disamping perdagangan, jenis usaha kecil yang banyak terdapat di Indonesia adalah usaha produksi atau proses pembuatan barang. Dengan kekayaan alam yang melimpah dan kebutuhan yang makin meningkat, usaha produksi atau industri kecil menjanjikan masa depan yang menggembirakan. Biasanya, industri kecil berorientasi ke pasar, artinya mereka membuat barang-barang yang laku di pasaran. Untuk itu mereka harus aktif memantau dan mengamati kecenderungan pasar. Dibanding proses menghasilkan jasa atau proses menjual barang dan lain-lain, proses produksi memang termasuk paling sulit. Meski demikian, pada dasarnya prinsip prosesnya tidak terlalu jauh berbeda.

Pentingnya Informasi Pasar

Kegiatan produksi memerlukan informasi tentang apa yang harus diproduksi, bagaimana sifat dan persyaratannya, bagaimana mutunya, dan berapa jumlah yang harus diproduksi. Dalam hal ini, sistem pemasaran harus dapat memberikan informasi dan menentukan bagaimana kecenderungan permintaan pasar atau konsumen. Adalah tidak ada gunanya menghasilkan barang jika ternyata tidak laku dipasaran.

Dengan demikian, sistem produksi menyusun program untuk dilaksanakan dan melakukan pengendaliannya. Gerakan pengendalian produksi akan mencakup perbekalan, proses pembuatan, perawatan sarana produksi, pengendalian mutu, dan juga melakukan penelitian-penelitian. Pengendalian produksi harus berusaha agar tidak terjadi kemacetan, kelambatan dan penyimpanan di dalam proses produksi. Dengan demikian usaha itu ditujukan agar tercapai sasaran jumlah dan mutu produk sesuai dengan waktu yang sudah ditetapkan.

Pengendalian Perbekalan Produksi

Perbekalan produksi meliputi semua barang dan bahan yang dimiliki perusahaan dan digunakan untuk proses produksi. Perbekalan ini terdiri dari :

  • Bahan baku untuk proses produksi
  • Bahan setengah jadi, olahan yang merupakan bagian produk
  • Bahan pembantu proses produksi
  • Bahan pengemas dan pengepak
  • Bahan-bahan lain untuk keperluan pabrik, termasuk pelumas, bahan bakar, suku cadang mesin, perlengkapan bengkel dan lain sebagainya.

Pengendalian perbekalan terasa demikian penting mengingat bahwa akan berpengaruh langsung terhadap kelancaran dan mutu produksi. Sangat disayangkan jika hanya gara-gara kehabisan perbekalan atau mutunya buruk, terjadi kemcetan produksi atau produksinya bermutu rendah. Adalah tugas pengendalian perbekalan untuk menunjang kelancaran dan keberhasilan proses produksi, terutama dengan menyediakan perbekalan dalam jumlah cukup secara kontinyu dengan mutu yang memenuhi persyaratan.

Pengendalian Proses

Pengendalian proses produksi pada prinsipnya adalah mengusahakan agar proses produksi berjalan lancar, tepat waktunya, dan menghasilkan produk dalam jumlah dan mutu yang sesuai rencana. Agar pengendalian berhasil, sebelumnya perlu dipenuhi dulu semua persyaratan yang diperlukan oleh proses produksi. Tuntutan itu adalah prosedur kerja yang cocok, susunan da tata letak perakatan, tata ruang, jenis dan sifat bahan yang diperlukan serta jumlahnya. Di samping itu, dituntut pula pekerja yang mampu menanganinya. Masalah ini tentunta mudah dipenuhi sebelum proses produksi dilaksanakan.

Perawatan Mesin dan Peralatan

Perawatan perlu dilakukan secara periodik untuk mencegah terjadinya kerusakan fatal yang mendadak yang dapat mengakibatkan terhambatnya proses produksi. Perawatan juga berarti menyiapkan mesin/peralatan pada kondisi puncak kerja dan memperpanjang umur ekonominya. Untuk menghemat biaya perawatan, perlu dicari sarana produksi yang vital, artinya jika sarana itu rusak dapat berakibat fatal bagi keseluruhan pabrik. Biasanya jumlah sarana vital ini tidak banyak, dan hendaknya dilakukan perawata yang lebih intensif sehingga terhindar dari kerusakan mendadak. Jika dipandang perlu, ada baiknya untuk menyediakan cadangan sehimgga jika sewaktu-waktu terjadi kerusakan yang tidak dapat dihindarkan, proses produksi tetap berjalan dengan menggunakan sarana cadangan tersebut.

Pengendalian Mutu

Pengendalian mutu ini bertujuan untuk mencegah terjadinya penyimpangan mutu dan memperbaiki kesalahan-kesalahan mutu yang mungkin terjadi. Berarti, pengendalian ini tugasnya adalah memeriksa apakah penyimpangan mutu telah terjadi dan kemudian melakukan tindakan perbaikan dan pengendalian. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan itu hendaknya pengendalian dilakukan terhadap tiap-tiap tahap proses. Dengan cara ini maka akan sempat dilakukan pembenahan ditengah jalan sehingga produk akhir terjamin mutunya. Untuk keperluan pengendalian mutu ini ada beberapa unsur yang harus tersedia yaitu :

– petugas pengawas mutu yang terlatih

– alat dan standar untuk mengukur waktu

– tempat-tempat yang diawasi

– batas-bats penyimpangan yang dapat diterima.

Penelitian dan Informasi Penelitian

Selama ini masih ada anggapan di kalangan usaha kecil bahwa penelitian hanya cocok untuk usaha besar saja karena biayanya yang besar. Bagi usaha kecil penelitian tidak penting dan hanya menyedot biaya saja. Anggapan seperti ini tidak benar dan sangat merugikan, karena tanpa penelitian akan sulit untuk memenangkan persaingan, dan perusahaan tidak maju-maju. Penelitian bagi usaha kecil tidak perlu seperti usaha besar karena biayanya memang besar. Tetapi bagaimanapun juga penelitian bagi usaha kecil tetap perlu da penting untuk dilakukan. Penelitian juga merupakan ujung tombak untuk strategi pengembangan produk dan diversifikasi. Sebagai contoh, sebuah usaha pembuat kotak makanan pada mulanya hanya membuat kotak polos saja. Setelah dilakukan penelitian, akhirnya dapat dihasilkan sebuah kotak makanan bergambar indah lengkap dengan pegangannya. Penelitiannya mencakup bagaimana desainnya, gambar, warna, cara membuat, cara memberi warna dan sebagainya.

v     SISTEM ADMINISTRASI DAN PEMBUKUAN

Banyak pengurus perusahaan kecil yang tidak membiasakan diri membuat catatan-catatan tentang kegiatan-kegiatan yang terjadi dalam perusahaannya. Data-data transaksi, keuangan, janji-janji dagang, harta, persediaan dan sebagainya sangat terbatas sekali. Tidak jarang terjadi bahwa janji dagang atau pesanan terlupakan karena tidak dicatat dengan baik. Proses produksi menjadi terhambat hanya akibat tidak diketahui bahwa persediaan bahan sudah habis karena tidak adanya catatan gudang atau produksi.

Para pengurus ini hanya mengandalkan daya ingat dengan sedikit catatan untuk menunjang kebijaksanaan yang diambilnya. Mereka cenderung menggunakan naluri dalam mengelola usahanya. Dalam prinsip pengelolaan modern, catatan tentang semua aktifitas perusahan mutlak diperlukan. Kebijaksanaan perusahaan hanya dapat diambil dengan tepat jika tersedia cukup data yang menunjang. Data ini berasal dari hasil penelitian atas jalannya usaha. Jika catatan aktivitas perusahaan tidak tersedia, tentunya evaluasi itu tidak dilakukan dengan baik.

Pencatatan semua kegiatan perusahaan yang sangat diperlukan bagi kelancaran dan pengelolaan perusahaan merupakan tugas administrasi. Tugas tersebut meliputi pencatatan data transaksi, keuangan, produksi, persediaan, perkantoran dan lain-lain hal yang mempengaruhi kelancaran perusahaan. Sebenarnya, pencatatan keuangan termasuk persoalan administrasi. Tetapi dalam pembicaraan di sini pencatatan keuangan merupakan tugas pembukuan atau akunting dan pencatatan lain di luar keuangan merupakan bagian administrasi.

Administrasi Perusahaan Kecil

Banyak hal yang karena tidak beresnya administrasi dapat mengganggu kelancaran jalannya perusahan. Karena itu, masalah administrasi tidak dapat diabaikan dalam pengelolaan perusahaan kecil. Untuk mengetahui hal-hal yang perlu dicatat, perlu ditelusuri semua kegiatan perusahaan kemudian dikelompokkan menurut jenis kegiatannya. Disamping itu, ditelusuri pula barang-barang dan hak milik lainnya yang berpengaruh terhadap operasi usaha.

System Pembukuan Perusahaan Kecil

Masalah pembukuan biasanya dikaitkan dengan catatan keuangan perusahaan, dan catatan yang baik merupaka landasan yang mutlak bagi pengelolaan keuangan. Dari pembukuan ini diperoleh bahan informasi untuk mengetahui keadaan keuangan perusahaan seperti transaksi keuangan, biaya, laba rugi, pajak yang harus dibayar, dan sebagainya. Juga segera diketahui adanya penyimpangan sehingga perbaikan dapat segera diambil. Diketahui pula bagaimana kemampuan perusahaan dalam memenuhi kewajiban finansialnya dan dapat diramalkan bagaimana hari depan perusahaan. Selanjutnya dengan data tersebut dapat dilakukan pengawasan terhadap jalannya perusahaan dan dapat diambil keputusan-keputusan pengelolaan yang rasional dan meyakinkan. Disamping itu, kejelasan catatan keuangan merupakan keharusan pada waktu mengajukan pinjaman kepada lembaga perkreditan.

Membuat daftar inventaris dan neraca

Di dalam daftar inventaris diterangkan keadaan harta dan utang dengan menyebutkan harga masing-masing pada waktu tertentu. Disebutkan pula nilai harta bersihnya beserta modalnya. Dari daftar inventaris ini dibuat neraca yang menunjukkan imbangan antara harta (aktiva) dan utang (pasiva). Data-data neraca dikutip dari daftar inventaris dengan menempatkan harta disebelah kiri daftar dan utang di kanan. Sisi-sisi table ini sering disebut juga debet-kredit.

Membuat buku harian

Seluruh kegiatan harian perusahan yang mempengaruhi kekayaan perusahaan seperti pembelian, penjualan, pembayaran dan sebagainya harus dicatat terus menerus secara kronologis setiap kegiatan itu dilakukan. Buku harian ini, menyebutkan tanggal kejadian, keterangan dan jumlahnya dicatat berdasarkan bukti-bukti, kuitansi, faktur dan sebagainya. Karena banyaknya kegiatan yang dicatat, sebaiknya setiap jenis kegiatan dibuat buku tersendiri sehingga tidak semrawut. Semua kegiatan bisa ditulis dalam satu buku harian, tetapi bisa juga dipisah-pisah misalnya buku bank, kas, pembelian, produksi, dan buku memorial pelengkap. Untuk membantu buku-buku harian itu sering pula perusahaan membuat buku tambahan yang di antaranya buku utang (kreditur), piutang (debitur), gudang dan lain-lain.

Membuat laporan neraca dan laba-rugi

Tahap akhir dari serangkaian pembukuan adalah membuat laporan keuangan. Biasanya laporan keuangan ini terdiri dari hasil ikhtisar semua buku harian. Misalnya dari buku penjualan dibuat laporannya,demikian pula dengan buku pembelian, buku kas, dan lain-lainnya. Dari laporan atau ikhtisar ini kemudian disusun neraca berikut perhitungan laba-ruginya.

v     MENGELOLA KEUANGAN

Semua pengusaha tentu sependapat bahwa uang dan keuangan merupakan yang terpenting dalam kehidupan berusaha. Keduanya merupakan darah dan nafasnya perusahaan. Menurut pandangan manajemen modern, uang dan keuangan adalah salah satu fungsi manajemen disamping produksi, personalia, dan pemasaran. Karenanya, hasur ada keseimbangan dalam pengelolaannya.

Ada hal-hal yang sering diabaikan para pengusaha kecil dalam soal keuangan. Kebanyakan mereka tidak tau atau belum menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan keuangan yang baik, terutama perusahaan kecil perorangan. Pengendalian keuangan umumnya tanpa pedoman. Hal lain yang sering dianggap remeh adalah tidak adanya batasan tegas dan jelas antara harta pribadi dengan perusahaan. Seorang pengusaha yang juga pemilik tunggal sering mengabaikan gajinya sendiri atau anggota keluarganya yang ikut terlibat dalam usaha.

Kunci Mengurus Keuangan

Kunci utama dalam mengelola keuangan adalah pembukuan dan administrasi yang rapi dan tepat. Menurut pengalaman, pengendalian keuangan yang lemah dan administrasi yang kacau menjadi salah satu sebab utama gagalnya perusahaan.

Dalam mengelola keuangan, hal-hal di bawah ini perlu dipertimbangkan masak-masak:

  • Buatlah pembukuan yang teratur dan tertib, catat semua uang yang masuk dan keluar dengan rincian yang jelas tentang jumlah, asal/tujuan, tanggal, dan keterangan lainnya.
  • Periksalah kesyahan semua bukti pembayaran.
  • Pisahkan harta pribadi dengan keuangan perusahan.
  • Tentukan gaji para tenaga kerja termasuk pemilik sendiri atau siapapun yang digunakan tenaganya oleh perusahaan.
  • Gunakan jasa bank dengan sebaik-baiknya.
  • Buatlah anggaran untuk semua aspek keuangan dan bandingkan realisasinya. Adakan pemeriksaan keuangan secara tetap dan teratur, dan dibuat laporan keuangan yang baik.

Mengelola Sistem Keuangan

Mengelola system keuangan ibarat memelihara jantung manusia agar dapat mengedarkan darah ke seluruh bagian tubuh sehingga bagian-bagian itu mampu menjalankan fungsinya. Demikian dengan system keuangan, harus dikelola sebaik mungkin sehingga seluruh dana dapat diedarkan ke semua bagian kegitan usaha. Untuk itu harus disediakan dana yang cukup agar dapat menjalankan tugas sbaik-baiknya.

Pengelola harus mampu mengendalikan dana agar jangan sampai kurang atau berlebihan. Untuk itu sebaiknya dibuat system pencatatan atau pembukuan sebaik-baiknya. Jangan menunggu setelah usaha mulai berkembang. Lakukanlah pembukuan sebaik mungkin sejak awal. Perlu diingat, rupa dan bentuk catatan itu dibuat sesederhana mungkin, mudah diisi dan diingat. Ada baiknya mencari tenaga tersendiri yang mahir untuk mengurusinya jika perlu. Namun demikian, secara garis besar pengelola harus faham dan dapat memanfaatkannya.

Menyusun Anggaran Keuangan

Banyak pengusaha kecil yang melakukan kegiatan yang melakukan kegiatan usahanya tanpa rencana dan hanya mengandalkan ingatan saja. Suatu ketika, mereka aka kalang kabut karena ruwetnya keuangan perusahaan. Untuk itu, keuangan perusahaan perlu dianggarkan dulu sehingga semuanya dapat diperhitungkan dengan lebih tepat dan jelas.

Anggaran keuangan (budget) adalah suatu rencana jangka pendek yang sangat kuatitatif dan biasanya dinyatakan dengan ukuran uang. Anggaran ini disusun tahunan lalu dirinci menjadi bulanan. Anggaran ini akan menyangkut rencana pendapatan, pengeluaran, dan pembiayaan. Anggaran juga dapat dipakai sebagai alat pengendali keuangan.

Pengelolaan Uang Tunai (Kas)

Satu hal lagi yang penting dalam penganggaran adalah uang tunai atau kas. Banyak perusahaan kecil yang menunjukkan kemampuan untuk mendapatkan laba yang menggembirakan tetepi akhirnya gagal karena kekurangan uang tunai. Mereka mengira bahwa cadangan uan tunai hanya untuk melunasi sewa-menyewa. Untuk pembiayaan lain seperti perawatan, upah/gaji dan pajak diambil dari pendapatan sehari-hari. Jika suatu saat harus melunasi pembayaran yang mendadak umumnya menjadi kalang kabut dan salah-salah dapat mengakibatkan bangkrut. Untuk mencegah kejadian semacam itu, atau paling tidak mengurangi kemungkinan itu, harus dibuat anggaran uang tunai (kas) dengan cermat dan teliti.

Laporan Keuangan

Satu hal yang amat penting dalam pengelolaan keuangan adalah membuat laporan keuangan. Laporan ini dibuat oleh tenaga yang menangani keuangan atau seorang akuntan atau dapat juga meminta bantuan ahli akunting berikut analisanya.

Banyak bentuk laporan keuangan tetapi yang paling bermanfaat adalah yang berupa neraca dan laporan laba-rugi atau neraca pendapatan. Keduanya tidak hanya penting bagi urusan dalam perusahaan, tetapi juga bagi pihak-pihak lain bank, pembekal, penarik pajak dan sebagainya. Dengan laporan bentuk ini akan dapat ditarik banyak kesimpulan mengenai apa yang telah terjadi, apa yang sudah/belum efektif dan efisien dan sebagainya.

Analisis Nisbah

Dengan laporan keuangan dapat dilakukan dapat dilakukan penilaian (evaluasi) bagaimana prestasi dan keadaan usaha, yaitu dengan membuat perbandingan-perbandingan yang disebut rasio atau nisbah.

v     MENGHITUNG LABA PERUSAHAAN

Jika kehidupan perusahaan diharapkan langgeng dalam segala situasi perekonomian, maka harus diusahakan agar perkembangannya selalu selaras dengan perekembangan masyarakat, konsumen, teknologi dan situasi lain-lain di sekitar usaha. Perkembangan ini menuntut ikut berkembang, dan perkembangan itu hanya mungkin bila perusahaan berhasil memperoleh laba.

Daya Laba

Yang sering digunakan adalah nisbah terhadap total investasi. Dengan nisbah ini akan diketahui dalam jangka waktu berapa lama investasi dapat dikembalikan oleh Laba. Nisbah ini dikenal pula dengan Laba Investasi atau Retrun on Invesment (ROI). Dalam buku PETUNJUK MENDIRIKAN PERUSAHAAN KECIL, digunakan istilah Tingkat Pengembalian Modal.

ROI =

Perkiraan harga jual

Tahap berikutnya adalah memperkirakan berapa kira-kira harga jualnya. Sebelum menentukan kebijaksanaa harga sebaiknya dicari dulu informasi tentang keadaan harga umum yang berlaku di pasaran untuk jenis produk yang sama,yaitu harga yang dipasang para pesaing dan diterima konsumen. Masalah ini tidak boleh diabaikan jika ingin menang dalam persaingan.

Perkiraan Biaya

Informasi lain yang diperlukan untuk merencanakan adalah biaya. Masalahnya, apakah jika harga penjualan lebih tinggi dari pembelian sudah memberikan laba ? Berapa besarnya volume penjualan agar dapat memberikan laba tertentu ? Berapa produksi yang harus dilakukan agar laba tertentu itu dapat tercapai ? Untuk itu, seluruh biaya harus diperhitungkan. Karena pada dasarnya laba adalah hasil penjualan dikurangi dengan seluruh biaya yang dikeluarkan.

Menghitung Biaya

Untuk mengumpulkan informasi tentang biaya diperlukan catatan pembukuan yang baik, teratur dan terus menerus. Dengan data pembukuan itu dapat diketahui berapa besarnya biaya dan pengeluaran lainnya. Rincian biaya ini seringkali perlu dilampirkan dalam laporan keuangan. Data biaya tidak hanya bermanfaat untuk merencanakan menghitung laba, tetapi juga membantu untuk pengawasan, penentuan harga jual, dan kebijaksanaan harga.

Menetapakan Harga Jual

Pada dasarnya harga jual adalah biaya ditambah dengan laba yang diinginkan. Namun, ada beberapa pengertian harga jual, diantaranya adalah harga loko, harga frangko dan harga jual untuk agen. Harga loko adalah harga jual di lokasi pabrik tanpa memperhitungkan biaya distribusinya.

Dalam menentukan harga jual ada beberapa strategi yang dapat diperhitungkan, yaitu :

ü      Menjual rugi sekarang untuk memperoleh laba kemudian hari.

ü      Menjual dengan harga “impas” untuk promosi.

ü      Menjual dengan harga tinggi agar modal cepat kembali.

ü      Menjual dengan harga yang tinggi untuk meraih konsumen berpenghasilan tinggi, kemudian lambat-laun harga diturunkan untuk menarik konsumen berpenghasilan rendah.

Menghitung Titik Impas dan Laba

Setelah biaya dan harga jual diketahui maka laba akan dapat dihitung dengan sangat mudah, yaitu selisihnya. Tetapi, apakah harga jual per unit barang lebih besar dari biayanya akan selalu menghasilkan laba ? jawabnya, belum tentu demikan. Karena agar seluruh biaya dapat tertutup oleh hasil penjualan, harus dicapai sejumlah tertentu hasil penjualan. Dengan kata lain, berapa jumlah produksi atau penjualan yang harus dicapai agar paling sedikit tidak rugi meskipun tidak laba ? Titik Impas (Break Even Point ).

v     SISTEM PEMASARAN DAN PROMOSI

Banyak pengusaha kecil yang mengelola pemasaran usahaanya dengan mengandalkan kebiasaan-kebiasaan yang telah berlaku saja. Mungkin di masa lalu hal ini dapat dijalankan karena masih langkanya proses produksi. Tetapi dengan kondisi makin kerasnya persaingan, semua keputusan pengelolaan (pemasaran) harus didasarkan atas fakta-fakta yang nyata dan data-data yang memadai. Ini merupakan prinsip pengelolaan ilmiah. Unsur-unsur kebiasaan, pengelolaan berdasarkan kira-kira yang bersifat naluriah sudah tidak mencukupi lagi.

Bagaimanapun juga, pemasaran merupakan salah satu unsur utama untuk mencapai keuntungan usaha. Karena itu, pimpinan perusahaanharus senantiasa memantau da mengelola pemasaran usahanya secara terus menerus. Bagaimana system pemasarannya, distribusi, penentuan harga, kenasan produk, cara penawaran dan pembayaran serta promosi merupakan sasaran pengelolaan pemasaran. Dalam hal ini prinsip pengelolaan ilmiah harus diterapkan demi tercapainya sasaran.

Meneliti pasar

Fakta dan data yang diperlukan untuk pengambilan kebijaksanaan pemasaran dapat diperoleh melalui serangkaian penelitian pasar. Untuk memperoleh fakta dan data itu harus dilakukan survey lapangan secara terus menerus sejak usaha belum dimulai sampai tak terbatas selesainya. Ini dimaksudkan agar apa yang dilakukan perusahaan selalu sesuai dengan keadaan. Jadi pada dasarnya penelitian pasar tidak hanya dilakukan terus menerus selama perusahaan masih beroperasi.

System pemasaran

Dalam geraknya, system pemasaran hendaknya menyusun program yang efektif berdasarkan situasi pasar yang berlaku yang sebelumnya telah diteliti. Untuk itu perlu adanya keterpaduan dengan semua kegiatan perusahaan lainnya, yaitu kebijaksanaan produk, pengemasan dan pengepakan, harga, promosi, dan saluran distribusinya.

Cara pembayaran dan pengiriman barang

Pada dasarnya cara pembayaran ini dapat dibedakan berdasarkan waktu dan alat pembayarannya. Menurut waktunya, pembayaran dapat dilakukan sekaligus atau bertahap dengan jangka waktu tertentu. Sedangkan menurut alatnya, pembayaran dapat dilakukan dengan menggunakan uang, cek, pemindahbukuan, dengan perhitungan utang piutang dan sebagainya.

Promosi penjualan

Promosi merupakan suatu kegiatan untuk memperkenalkan kebaikan, manfaat, manfaat tambahan, harga yang murah dan sebagainya kepada konsumun dan calon konsumen. Promosi secara tidak langsung membujuk dan merangsang konsumen/calon konsumen untuk mengenal, menyayangi, berminat dan akhirnya sampai pada keputusan untuk membeli. Promosi merupsksn usaha untuk menumbuhkan kepercayaan konsumen/calon konsumen terhadap perusahaan da hasilnya. Kegiatan promosi pada dasarnya bersifat menjunjung tinggi nama perusahaan dan hasil usahanya.

Ada banyak cara promosi yang dapat dilakukan. Promosi dapat dilakukan sendiri oleh perusahaan dan dapat juga dengan meminta bantuan biro jasa iklan/promosi. Untuk itu memerlukan biaya yang tidak sedikit. Cara-cara promosi yang sering digunakan dan terbukti keberhasilannya adalah sebagai berikut :

ü      Potongan harga

ü      Penjualan kredit

ü      Pemberian contoh barang

ü      Pameran-pameran

ü      Undian dan pemberian kupon

ü      Membuat iklan dan reklame

ü      Menjadi sponsor

ü      Mengendalikan penjualan

Setelah semua usaha untuk memasarkan dan menjual dilakukan, selanjutnya tinggal mengendalikan penjualan itu sendiri. Pengendalian ini tidak mudah karena akan menyangkut pengelolaan informasi, ramalan-ramalan, penentuan strategi, dan keputusan akhir akan melibatkan naluri atau rasa seni pimpinan perusahaan.

Mula-mula berbagai informasi dikumpulkan baik dari bagian pemasaran maupun dari lingkungan dalam. Informasi ini dilengkapi dengan hasil penelitian pasar sehingga lebih “up to date”.

v     MEMPERLUAS DAN MENERUSKAN PERUSAHAAN KECIL

Banyak pengusaha-pengusaha besar yang ada sekarang ini dulunya adalah pengusaha kecil. Pengusaha terkenal Hasjim Ning, sebelum berjaya mengawali usahanya dari sebuah bengkel sederhana. Juga TD Pardede, sebelum menjadi pengusaha besar yang ternama adalah seorang pedagang beras. Hal ini menunjukkan bahwa usaha kecil mampu berkembang menjadi besar.

Gagal setelah besar?

Mengapa banyak perusahaan kecil yang mulanya sukses justru mengalami kenacetan setelah berkembang? Menurut pengamatan ada banyak factor yang menyebabkan, diantaranya sebagai berikut :

Perkembangan yang terlalu mendadak tanpa diikuti peningkatan sikap dan kemampuan pengelolaan dari pengusaha dan aparatnya. Perusahaan telah berkembang besar tetapi jangkauan berpikir, sikap, cara bertindak, dan kemampuan pengelolaannya tetap kecil.

Dengan makin menuanya umur pemilik perusahaan, kepemimpinan turut menua. Sementara itu, sikapnya tertutup dan tidak mau menerima pembaharuan-pembaharuan atau terlambat menyiapkan kader.

Tidak melakukan persiapan jauh-jauh hari sebelumnya sehingga sewaktu perkembangan itu datang persiapan tidak ada.

Terlambat mengadakan pembaharuan baik di bidang produksi, teknuk kerja,pengelolaan maupun pemasarannya sehingga akhirnya kalah dalam persaingan.

Terhambatnya mengadakan penyesuaian dengan kondisi dan situasi yang sedang berlaku.

Lupa daratan, mabuk kepayang, ikut terjun dalam kegiatan yang bersifat gengsi-gengsian atau kegiatan lain yang tidak ada kaitannya dengan perusahaan sehingga kekurangan waktu untuk mengurusi usahanya, yang sebenarnya justru membutuhkan perhatian lebih besar.

Mengembangkan Perusahaan yang Telah Ada

Mengembangkan usaha yang sudah ada banyak caranya, diantaranya yaitu :

  • penetrasi pasar
  • perluasan pasar
  • pengembangan produk
  • diversifikasi produk dan pasar
  • perluasan tingkat nasional dan internasional

Membeli perusahaan lain

Usaha lain untuk memperbesar perusahaan adalah dengan membeli perusahaan lain. Untuk pembelian ini tentunya diperlukan uang tunai. Berapa pun jumlahnya, uang tunai ini perlu disiapkan. Namun demikian, banyak hal yang harus diselidiki sehubungan dengan pembelian perusahaan itu. Terutama mengenai posisi dan kondisi perusahaan tersebut. Hal-hal di bawah ini kiranya perlu diperhatikan :

  • selidiki apa yang menyebabkan pemilik lama berniat menjual.
  • Periksalah semua dokumen-dokumennya, pembukuannya, termasuk perizinan usaha.
  • Perlu diketahui kondisi finansialnya, utang-piutang, dan harga kekayaan perusahaan, serta perpajakannya.
  • Selidiki bagaimana jalannya usaha tahun-tahun terakhir, jika dapat sampai 5-10  tahun yang lalu.
  • Hubungi para relasi usaha, terutama yang menyangkut perbekalan dan pemasarannya.
  • Pelajari semua aspek usahanya sebagaimana mendirikan perusahaan baru.
  • Periksalah kondisi fasilitasnya, mesin peralatannya, badan hukumnya dan sebagainya.

Penerusan perusahaan kecil

Pergantian generasi merupakan fenomena yang tak dapat dihindarkan dalam hal apapun. Tidak selamanya seseorang dapat bertahan memimpin perusahaannya. Kemampuannya akan dibatasi oleh usia dan kondisi fisiknya. Suatu saat, karena suatu hal yang berhubungan dengan usia dan kesehatannya, mau tidak mau pimpinan perusahaan diserahkan kepada penggantinya. Terlebih lagi jika tuntutan pergantian itu menjadi mendadak seperti sakit atau meninggal dunia. Banyak perusahaan kecil yang semula maju pesat kemudian berantakan karena pimpinan perusahaan jatuh sakit atau meninggal dunia. Kejatuhan ini disebabkan karena tidak adanya persiapan untuk menghadapi hal semacam ini.

Posted by : Dharmajaya Indonesia Communication

Sumber : Singgih Wibowo, Murdinah,  Yusro Nuri Fawzya , Penerbit: Penebar Swadaya, Depok

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

w

Connecting to %s


%d bloggers like this: